지능형 기록데이터 관리로 철도기술 세계화 선도 한다

[충청뉴스 최형순 기자] 국가철도공단은 데이터 기반 기록정보자원의 체계적 관리를 통해 신뢰받는 조직문화 정착과 함께 철도 기술역량 효율화에 박차를 가하고 있다.

지난 3년간 차세대 기록관리시스템 구축을 통해 공공기록물법에 근거한 전자적 기록관리 기반을 구축하는 한편, 2020년 공단 기록관리 절차와 기준을 표준화하여 기록경영시스템(ISO30301) 인증을 통해 국제적으로 기록 선진화 기관임을 선언하였다.

이는 기록으로 국민과 투명하게 소통하고 신뢰할 수 있는 데이터 기반 의사결정을 지원하고자 하는 공단 노력의 결과물로, 이러한 의지를 이어 올해 KR 기록정보자원 장기보존 체계 구축을 진행하고 있다.

이를 통해 기록관리 대상을 데이터세트 전자기록까지 확대하기 위한 기틀을 마련하고, 준공자료 온라인 외부등록 서비스 제공으로 공단의 핵심 정보자산인 철도건설 관련 준공자료에 대해 보존 기반을 강화하고 있다.

김한영 이사장은 24일 “공단의 핵심 가치인 안전, 소통, 공정, 혁신을 위한 기반은 철도기술 기록정보자원에 대한 강건한 관리가 기본이며, 기록관리 기반 강화를 위한 지속적인 투자를 통해 데이터기반 행정을 실천하는 모범 사례가 되겠다”고 밝혔다.

□ 행정정보시스템 3종을 시범 선정하여 전자기록 관리 기준 마련

공단은 지난 6년 간 그룹웨어에서 생산된 표준전자문서나 오프라인을 통해 만들어진 비전자기록물을 중심으로 기록물 정리를 완성하였다.

공단에서는 철도건설 사업 발주 업무의 중심이 되는 KR전자조달, 철도건선 사업 기간 동안 사업관리 전 과정에 관여하여 중요한 데이터를 생산하고 있는 건설사업관리시스템(CPMS), 발주공사에 대해 원도급사, 하도급사, 건설근로자, 장비·자재업체, 재하도급업체 간 공정거래 유도와 사회적 약자보호를 위해 운영하고 있는 체불e제로시스템 등 30여 종 이상의 정보시스템을 운영하고 있다.

그리고 이 정보시스템에서는 지금까지 관리에 집중해오고 있었던 표준전자문서와 동일한 공단의 중요 기록정보자원 중의 하나가 되는 행정정보 데이터세트 전자기록(이하 “데이터세트 전자기록”)이 생산되고 있다.

최근 공공기록물 관리에 관한 법률 개정과 함께 데이터세트 전자기록에 대한 관리요구가 구체화 되고, 데이터 3법과 함께 데이터기반행정 활성화에 관한 법률(이하 “데이터기반행정법”)이 시행되면서 데이터세트 전자기록에 대한 관리 기반을 마련하는 것은 공공기관의 중요한 의무가 되어가고 있다.

이에 공단은 각 부서에서 운영 중인 핵심 정보시스템에서 생산되고 있는 데이터세트 전자기록을 식별하는 기준, 중요도를 평가하는 척도, 처분일정 정의, 평가·폐기 기준 등 데이터세트 전자기록 관리 기준을 수립하였다.

특히, 데이터세트 전자기록 사전평가에 준하는 새로운 형식의 기록물 평가심의회를 두 차례에 걸쳐 개최하면서, 평가심의회의 대상이 되는 정보시스템의 외부 전문가들과 데이터 전문가, 공공기록관리 전문가를 활용하였다. 이를 통해 공단은 데이터세트 전자기록 정보를 다양한 시각에서 바라보며 전자기록의 중요도를 세밀하게 설정하고자 노력하였다.

수립된 데이터세트 전자기록 기준을 통해 공단에서 운영·개발 중인 정보시스템 32종에 대한 기록관리 유형을 분류하였으며 이 중 중요도와 시급성을 고려하여 3종의 정보시스템을 우선적으로 공단 기록관리 체계로 편입시켰다.

선정된 3종의 시스템은 KR전자조달시스템, 건설사업관리시스템(CPMS, EPMS), 재산관리시스템으로, KR전자조달은 정부의 자체전자조달 통합 정책에 따른 시급성을, 건설사업관리시스템은 철도건설사업과 관련한 중요성을 고려하였다.

마지막으로 현재 개발 중인 재산관리시스템의 경우 정보시스템을 최초 개발하는 단계에서부터 미리 데이터세트 기록관리를 위해 필수적으로 반영해야 할 요건들을 표준화 해보고자 시범적으로 분석하였다.

시범대상 행정정보시스템에서 기록관리 대상으로 식별한 데이터세트는 3종의 시스템을 합쳐 총 53건이었으며, 공단은 이 중 39건을 중요한 데이터세트 전자기록으로 정의하고 이관 대상으로 선언하였다.

이와 함께 데이터세트 전자기록 관리를 위해 기록관에서 필요한 데이터 접근권한에 대한 운영기준을 마련하였으며, 이 과정에서 연 단위 데이터세트 전자기록 실태점검 기간을 설정하여 데이터 접근권한을 한정함으로써 기존 공단에서 운영 중인 정보보안 규정과의 상호운용성 또한 고려하였다.

또한, 국내 최초 국제인증을 획득한 공단의 '국제표준 기록경영시스템(ISO 30301)’에 데이터세트 전자기록 관리 기준과 절차를 반영하여 명문화함으로써 데이터세트 관리에 대한 조직의 목표의식 고취와 함께 지속적인 관리가 가능한 제도적 장치를 마련하였다.

□ 범용 입수규격생성기(SIP Creator*) 개발

공단은 데이터세트 전자기록 관리기준 수립과 함께 실제적인 업무에 활용할 수 있는 기반 마련을 위해 앞선 3종 시스템 중 KR전자조달을 대상으로 차세대 기록관리시스템(ARMS**)으로 최근 1년 동안 생산된 데이터세트를 시범 이관하고 있으며 이관을 위한 범용 입수규격생성기를 개발하였다.

SIP Creator는 이관 대상 데이터세트와 관련한 기록관리 주요 속성정보 설정하고, 공단에서 정의한 기록관리시스템 이관 규격이 반영된 연계 표준을 제공함으로써 향후 다양한 데이터세트를 대상으로 한 표준화 된 데이터세트 전자기록 관리를 지원하게 된다.

*SIP Creator(Submission Information Package Creator)
기록관리시스템 이관을 위한 입수규격을 생성하는 전자적 관리 도구
**ARMS(Archives and Records Management System)
공단 기록정보자원 통합관리를 위해 개발된 공단 차세대 기록관리시스템

□ ARMS 행정정보 데이터세트 전자기록 관리 기능 개발

공단은 앞선 3종 시스템을 대상으로 국가기록원에서 가이드하고 있는 행정정보 데이터세트 전자기록 관리기준표를 수립하고 이를 시스템을 통해 관리하고자 ARMS에 행정정보 데이터세트 전자기록 관리를 위한 기능을 개발하였다.

국가기록원에서 제시하는 기록관리 기준과 지침의 변화에 유연하게 대응하기 위해 기록관리기준표를 구성하는 속성값을 동적으로 관리할 수 있도록 동적 메타데이터 관리를 개발하여 적용하였으며, 전문위원들의 데이터세트에 대한 적정성 평가 의견들을 이력 관리할 수 있는 기능 또한 구현함으로써 데이터세트 사전평가 과정을 상세하게 기록할 수 있도록 하였다.

□ 장기보존 패키지 포맷 확정

『공공기록물 관리에 관한 법률』에서는 준영구 이상 보존기간을 갖는 중요기록물의 경우 기록물 장기보존을 위한 패키지를 적용하는 것을 원칙으로 하고 있다.

그동안 국가기록원에서 표준으로 정의하였던 장기보존 패키지 포맷 NEO는 변환하기 위한 서버와 스토리지 및 소프트웨어 도입 예산의 부담, 관리 등의 문제로 인해 NEO3와 같은 새로운 포맷이 검토되고 있다.

이에 공단은 올해 표준전자문서의 장기보존 패키지 포맷으로는 서울기록원이 사용하고 있으며 영국 의회도서관 또한 도입하여 사용 중인 BagIt 포맷을 선정하였다.

BagIt의 특징은 패키지에 담을 내용물과 설명 표현에 충분한 구조를 제공하면서 규격이 단순하여, 상이한 디지털 컴포넌트를 보존하기에 적합하다.

또한 BagIt은 패키지 구조에만 응용할 수 있는 것이 아니고 이관, 무결성 체크(Fixity Check) 등 다수 모듈의 컴포넌트로 이용될 수 있다.

공단은 장기보존 패키지에 대한 계속적인 연구와 개선을 통해 국가기록원 정책에 보탬이 될 수 있는 선진사례들을 제안하고자 노력하고 있다.

□ 준공자료 외부등록 서비스

공단에서 추진하는 사업들이 종료 된 후 제출되는 준공자료는 가장 중요한 철도기술 정보자산이라 할 수 있다.

지금까지 공단은 준공자료에 대한 철저한 관리를 위해 준공자료를 전자적 형태로 가공하여 저장한 보존매체(DVD)와 함께 책자 형태의 출력물로 각각 납품받아 관리해오고 있다.

그러나 준공자료 납품 검수 과정에서 발생되는 오류로 인해 전자파일과 책자 준공자료를 다시 제작하는 상황이 빈번하게 발생하고 있고 이로 인해 준공자료 납품 일정이 지연되는 사례가 반복되고 있다.

이를 해소하기 위해 공단은 준공자료에 대한 오류를 사전에 온라인으로 검수하고 검수가 완료된 결과물을 최종 준공자료로 제작하여 제출할 수 있도록 개선함으로써 준공자료 인수 업무 일체를 효율화하였다.

준공자료를 제작하는 협력사에게 편리한 서비스를 제공할 뿐만 아니라 사업이 완료 된 후 수정 보완되는 최종 준공자료 관리까지 시스템화 함으로써 귀중한 철도기술이 빠짐없이 축적될 수 있도록 보존 체계를 보완하였다.

또한 도면자료는 공단에서 생산되는 철도건설 사업 전 과정에서 중요한 기록정보자원으로 공단은 준공자료 외부등록 과정에서 공단의 전자도면작성표준 준수여부를 검증하는 도면 표준화 검사 기능을 개발 중에 있으며, 향후 도면표준화 검사 기능을 웹기반 표준 API로 제공함으로써 공단 내 준공자료 중 도면자료에 대한 통합적인 모니터링과 관리체계를 강화하고자 계획하고 있다.

□ 기대효과

공단은 행정정보 데이터세트 관리 체계 확립과 철도기술 집약체인 준공자료에 대한 등록기능 개선을 통해 공단의 핵심 정보시스템에서 생산되는 기록정보 자산을 체계적으로 축적하게 될 것이다.

이를 통해 철도기술 노하우가 조직 내부에 공유되고 축적된 역량들이 편리하게 활용할 수 있는 기록정보자원으로 제공됨으로써 신속한 업무처리 뿐만 아니라 대국민 서비스 품질 또한 향상될 것으로 기대하고 있다.

공단은 국가기록관리 정책에 발맞추어 데이터세트 전자기록 관리체계 수립과 장기보존 패키지에 대한 계속 연구 등 공공기록관리 선진화를 선도하고 있다.